Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on RARE ENTERTAINMENT OY:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 12.9.2025. Viimeisin muutos 12.9.2025.
1. Rekisterinpitäjä
RARE ENTERTAINMENT OY
Hämeentie 135 A, 00560 Helsinki
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
RARE ENTERTAINMENT OY:n asiakasrekisteri, markkinointirekisteri ja sidosryhmärekisteri.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraaviin oikeusperusteisiin:
- Sopimus: henkilötietojen käsittely on tarpeen asiakkaan ja Rare Entertainment Oy:n välisen sopimuksen toteuttamiseksi (esim. palvelujen tilaaminen, laskutus).
- Suostumus: markkinointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
- Oikeutettu etu: henkilötietoja voidaan käsitellä asiakassuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella (esim. asiakkuuteen liittyvä viestintä, tapahtumiin liittyvä yhteydenpito, yhteistyökumppaneiden kontaktit).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito
- tilausten ja sopimusten toteuttaminen
- markkinointiviestintä ja tapahtumaviestintä
- yhteydenpito sidosryhmiin.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:
- nimi
- asema ja organisaatio (jos soveltuu)
- yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite)
- verkkosivustojen osoitteet ja sosiaalisen median profiilit (jos asiakkuuteen liittyen luovutettu)
- verkkoyhteyden IP-osoite ja palvelun käytön lokitiedot
- tiedot tilatuista palveluista, tapahtumista tai tuotteista sekä niiden muutoksista
- laskutustiedot ja maksutiedot
- muut asiakassuhteeseen, markkinointiin ja tapahtumaviestintään liittyvät tiedot.
Rekisteröityjen ryhmät ja tietosisällöt:
- Asiakasrekisteri: asiakassuhteen hoitamista varten tallennetut tiedot (sopimukset, laskutus, yhteydenpito).
- Markkinointirekisteri: viestintään ja suoramarkkinointiin liittyvät yhteystiedot ja suostumustiedot.
- Sidosryhmärekisteri: yhteistyökumppaneiden ja muiden yhteyshenkilöiden tiedot (nimi, asema, organisaatio, yhteystiedot).
Tietojen säilytysaika:
- Asiakastietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vain niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
- Markkinointirekisterin tietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistamista.
- Sidosryhmien yhteystietoja säilytetään niin kauan kuin yhteistyösuhde on voimassa tai tiedot ovat tarpeellisia yhteydenpitoon.
Evästeet ja verkkosivuston tiedot:
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnalle välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella tietoturvan varmistamiseksi ja tilastollisiin tarkoituksiin silloin, kun niitä voidaan pitää henkilötietoina. Kolmansien osapuolten evästeiden käyttöön pyydetään suostumus erikseen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta tai rekisteröidyltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää palveluntarjoajille, jotka tuottavat Rare Entertainment Oy:lle välttämättömiä palveluja (esim. laskutus, asiakashallinta, sähköpostimarkkinointi, pilvipalvelut). Näissä tilanteissa huolehditaan siitä, että palveluntarjoajat käsittelevät tietoja vain sovittuihin tarkoituksiin ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan siirron lainmukaisuus käyttämällä esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, varmistetaan siirron lainmukaisuus käyttämällä esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteritiedot on tallennettu järjestelmiin, joihin pääsy on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla, ja pääsy on rajattu vain niille henkilöille, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä tietoja.
Tietoja säilytetään suojatuilla palvelimilla, joista huolehditaan sekä fyysisestä että digitaalisesta tietoturvasta. Tietoja varmuuskopioidaan säännöllisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii myös siitä, että henkilöstö on koulutettu ja sitoutunut käsittelemään henkilötietoja luottamuksellisesti.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Tarkastus- tai oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämässä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
Tarkastus- tai oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöihin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämässä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).